Politique de confidentialité et de protection des données

Définitions

« Données Personnelles » correspond aux informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Les données dites sensibles (origine raciale, opinion politique, philosophique ou religieuse, appartenance syndicale) ne sont pas collectées sur le site de MEGAGENCE.

« Traitement » correspond aux opérations réalisées sur les données collectées des personnes concernées.

« Responsable de traitement » correspond à la personne, physique ou morale, mettant en œuvre les finalités et moyens du traitement. En l’espèce, le responsable de traitement des données des utilisateurs est MEGAGENCE.

« Personnes concernées » correspond aux personnes dont les données collectées font l’objet d’un traitement.

« Violation des données personnelles » correspond à tout incident entrainant la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données personnelles.

« L’Utilisateur » correspond à toute personne venant visiter le site, collaborateur, (futur) conseiller ou vendeur et acheteur.

Traitement des données personnelles

En lien avec la réglementation européenne sur la protection des données personnelles, MEGAGENCE s’engage à ce que les données personnelles de l’Utilisateur :

• Soient obtenues et traitées loyalement et licitement;
• Soient collectées pour des finalités déterminées et légitimes (cf 5. Finalités de la présente politique);
• Puissent exercer les droits des personnes concernées;
• Soient conservées de façon proportionnelle aux finalités poursuivies;
• Fassent l’objet de mesures techniques et organisationnelles visant à assurer une sécurité des données des Utilisateurs.

Responsable de traitement

Celui qui détermine les finalités et les moyens des traitements effectués par le présent site est MEGAGENCE. Pour toute question concernant la présente politique, pour toute demande de rectification, suppression des données collectées ou refuser les cookies, l’Utilisateur pourra contacter, en fournissant une copie d’un titre d’identité, le délégué à la protection des données (DPO) à caractère personnel de MEGAGENCE soit par :

• Voie postale : 118 route d'Espagne - Le Phénix - Bâtiment B - 31100 TOULOUSE
• Voie électronique : rgpd@megagence.fr

Données collectées

Dans le cadre de son activité, MEGAGENCE est amené à collecter des données personnelles suivantes :

• Données permettant la réalisation d’actions de prospection, de fidélisation, d'études, de sondages, d’amélioration de l’expérience en ligne sur les sites web de MEGAGENCE, notamment :
  • Historique de trafic et de navigation (cookies) incluant des informations relatives à la traçabilité des actions, données de localisation (adresse IP par exemple), données relatives au terminal ou encore données de tracking des actions à l’égard des emails que MEGAGENCE peut adresser aux personnes concernées (ouvertures, clics,…). Les sites web de MEGAGENCE donnent la possibilité aux personnes concernées de consulter la politique de cookies et de sauvegarder leurs préférences. Pour plus d’informations, l’Utilisateur doit se référer à la Politique des cookies
  • Données relatives aux interactions des personnes concernées avec MEGAGENCE, notamment une demande de contact, d’estimation, de renseignement ou de documentation, éventuellement les correspondances échangées
  • Données permettant la réalisation de campagnes marketing ou télémarketing, telles que l’email ou le numéro de téléphone
  • Données relatives aux enquêtes de satisfaction
• Données permettant l’exercice de l’activité de transaction en immobilier (suivi des mandats et des ventes), notamment :
  • Données d’identification telles que la civilité, nom et prénom, KBis (si Société), coordonnées (numéro de téléphone, email, adresse postale), date et lieu de naissance, photocopie de la carte d’identité lorsque nécessaire
  • Données relatives au projet de vente, d’achat ou de location
  • Données relatives aux caractéristiques du bien immobilier faisant l’objet du projet de vente, d’achat ou de location, telles que le nombre de pièces, surface, localisation
  • Données relatives à la situation familiale, personnelle voire professionnelle des personnes concernées par le projet
  • Données permettant un suivi personnalisé et qualitatif du client, tels que des comptes-rendus de visite
  • Dans le cadre d’un mandat de vente, données relatives au mandat et documents justificatifs légalement obligatoires (tels que le DPE, titre de propriété, copie de taxe foncière) ainsi que des photos et/ou vidéos du bien concerné
  • Dans le cadre d’un mandat de recherche, données relatives au mandat et justificatif permettant de vérifier la solvabilité de(s) acquéreur(s)
  • Dans le cadre d’une promesse de vente, documents justificatifs légalement obligatoires (tels que le plan de situation, les factures et taxes diverses)
  • Témoignages de clients sur la qualité de service et enquêtes de satisfaction
• Données permettant la gestion d’apporteur d’affaires notamment :
  • Données d’identification telles que le nom et prénom, informations liées à la Société ou l’Association le cas échéant, coordonnées
  • Données liées aux informations relatives à des projets de vente ou d’achat apportées par les personnes concernées du fait de leur action personnelle et après consentement de leurs contacts vendeur ou acheteur
  • Données permettant leur suivi administratif, comptable & financier
  • Données permettant l’animation de la communauté, tels que l’email ou le numéro de téléphone, les préférences de contact
• Données permettant le recrutement, l’intégration, la formation et l’accompagnement de consultants en immobilier MEGAGENCE, notamment :
  • Données d’identification telles que la civilité, nom et prénom, coordonnées (numéro de téléphone, email, adresse postale), date et lieu de naissance
  • Données et documents communiqués dans le cadre de candidatures tels que le CV, informations d’ordre économique ou financier, informations relatives à la vie personnelle le cas échéant
  • Données et documents légalement obligatoires à l’exercice de l’activité de consultant indépendant (tels que le contrat signé, la copie de la carte d’identité, l’attestation d’assurance ou l’extrait K), à des fins de suivi administratif
  • Données permettant leur suivi comptable & financier, tels que le RIB ou les factures
  • Données permettant leur accompagnement personnalisé et qualitatif, telles que l’historique de ses formations ou les comptes-rendus des interactions
  • Données permettant l’animation de la communauté et l’échange de bonnes pratiques, telles que les photos/vidéos d’événements, classements, supports marketing, témoignages, sondages.

Le caractère obligatoire de la collecte des données personnelles est signalé sur les formulaires de collecte par la présence d’un astérisque à côté du(des) champ(s) concerné(s). En l’absence d’astérisque, les informations demandées sont facultatives.

A défaut de renseignement des informations ayant un caractère obligatoire, la demande liée à cette collecte de données (par exemple : demande de renseignement, candidature) pourrait ne pas pouvoir être traitée ou son traitement être retardé.

Finalités de la collecte

MEGAGENCE s’engage à ce que les traitements mis en œuvre répondent à une finalité explicite, légitime et déterminée
Selon les cas, MEGAGENCE traite les données collectées via les points de collecte susvisés en tout ou partie pour les principales finalités suivantes :

• Réalisation d’actions de prospection, de fidélisation, d'étude, de sondages, d’amélioration de l’expérience en ligne sur les sites web de MEGAGENCE:
  • Gestion et traitement des demandes des utilisateurs du site, et plus généralement des contacts de MEGAGENCE
  • Accès et bénéfice de fonctionnalités et services en ligne, tels que l’estimation gratuite
  • Gestion et réalisation d’opérations marketing, de téléprospection et de communication personnalisées
  • Mise en relation avec un consultant indépendant en immobilier MEGAGENCE
  • Analyse de l’utilisation des sites web et du comportement de navigation des utilisateurs en vue de leur optimisation
  • Réalisation d’études, d’analyses, de reporting et de statistiques
• Exercice de l’activité de transaction en immobilier (suivi des mandats et des ventes) :
  • Gestion et réalisation d’opérations de prospection et de sollicitation commerciale
  • Exécution du contrat entre MEGAGENCE et ses clients finaux (vendeurs, acquéreurs, bailleurs, locataires)
  • Respect des obligations légales et réglementaires résultant notamment de l’activité de consultant indépendant en immobilier MEGAGENCE
  • Sollicitation de prestataires ou partenaires en lien avec le projet des clients finaux
  • Suivi de la qualité de service, de la notoriété, de la satisfaction client vis-à-vis de MEGAGENCE
• Gestion des apporteurs d’affaires
  • Suivi administratif, comptable & financier
  • Mise en relation d’un contact vendeur ou acheteur avec leur consultant indépendant en immobilier MEGAGENCE référent du fait de leur action personnelle et après avoir obtenu le consentement dudit contact
• Recrutement, intégration, formation et accompagnement de consultant indépendant en immobilier MEGAGENCE:
  • Suivi et traitement des candidatures, ainsi que des opérations préalables au recrutement
  • Suivi administratif et comptable des consultants indépendants en immobilier
  • Suivi de l'activité des conseillers
  • Fidélisation des consult ants via l’animation de la communauté et l’échange de bonnes pratiques

Destinataire des données

Les données à caractère personnel des clients sont destinées aux services et personnels de la Société MEGAGENCE, aux consultants indépendants en immobilier du réseau MEGAGENCE, ainsi que, selon les cas, à ses partenaires ou prestataires en lien avec le projet des clients finaux, notamment des sites de diffusion d’annonces immobilières, prestataires de photographie immobilière, professionnels du courtage, conciergerie, imprimeurs, prestataires de communication. Les données à caractère personnel des consultants indépendants en immobilier du réseau MEGAGENCE sont destinées aux services et personnels habilités de la Société MEGAGENCE, ainsi qu’aux prospects, clients ou encore aux candidats à ce rôle. Elles peuvent par ailleurs être communiqués à ses partenaires ou prestataires pour l'exécution de tâches nécessaires à la gestion du contrat du mandataire, tels que des imprimeurs ou agences événementielles.

Par ailleurs, les données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, policières ou administratives.

Il est précisé que les destinataires visés ci-dessus ne sont pas destinataires de l’ensemble des données des personnes concernées, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant une telle communication.

Conservation des données collectées

De manière générale, les données sont conservées pendant la durée qui est nécessaire à la réalisation des finalités susvisées, sous réserve des obligations de conservation de certaines données en application des dispositions légales ou réglementaires (par exemple, délais de conservation comptables et légaux), le règlement des différends et pour faire valoir, exercer et/ou défendre les droits de MEGAGENCE.

A titre d’exemple, elle a été fixée à 14 mois pour ses données de connexion, de navigation et de trafic (cookies) ; 5 ans maximum pour la prospection commerciale ; 10 ans pour les contrats de mandats et justificatifs associés, du fait de la réglementation immobilière ; 10 ans maximum pour les candidatures au poste de consultant indépendant en immobilier du réseau MEGAGENCE.

Il est précisé que l’ensemble de ces données peuvent toutefois être conservées plus longtemps que les durées précitées après obtention du consentement de la personne concernée.

Les durées de conservation précitées ont été définies de manière à permettre à MEGAGENCE de traiter les contrats de mandats, les demandes diverses (renseignement, contact, estimation en ligne…) et/ou de mener à bien ses opérations commerciales, de communication, de marketing et de recrutement, tout en respectant le principe de proportionnalité selon lequel les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Droits des utilisateurs

Conformément aux dispositions légales et réglementaires précitées, les personnes concernées disposent d’un droit d’interrogation, d’accès et de portabilité de leurs données personnelles.

Ils disposent en outre d’un droit d’opposition à ce que leurs données soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale. Un lien est par ailleurs mis à disposition au bas des mailings pour permettre aux personnes concernées de se désinscrire simplement.

Ils bénéficient également d’un droit de rectification et d’effacement du traitement de leurs données dans une certaine mesure.

Ils disposent du droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de leurs données à caractère personnel et à la manière dont ils souhaitent que leurs droits soient exercés après leur décès. A cet égard, en cas de décès qui serait porté à la connaissance de MEGAGENCE, leurs données seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant aux obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription de MEGAGENCE, et après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par leurs soins.

Toutes demandes tendant à l’exercice de ces droits, ainsi que toutes demandes d’information concernant la protection des données à caractère personnel, doivent être effectuées auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) aux coordonnées suivantes avec la mention « RGPD » en objet :

• Voie postale : 118 route d’Espagne, bât B, Immeuble le Phénix 31100 TOULOUSE
• Voie électronique : rgpd@megagence.com

Une réponse est apportée dans un délai maximal d'un mois à compter de la date de réception de la demande, conformément à la réglementation en vigueur. Dans un souci de confidentialité et de protection des données personnelles, MEGAGENCE doit s’assurer de l’identité des personnes concernées avant de répondre à de telles demandes. Aussi, toute demande tendant à l’exercice de ces droits devra être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé.

Les personnes concernées disposent en tout état de cause de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel (en France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ou « CNIL ») si elles estiment que le traitement de leurs données n’est pas effectué conformément aux dispositions applicables.

Sécurité

Soucieux de garantir la sécurité des données personnelles, MEGAGENCE et les consultants indépendants en immobilier du réseau MEGAGENCE prennent toutes leurs précautions et mesures utiles et appropriées, qu’elles soient physiques, logiques, techniques, fonctionnelles, administratives ou organisationnelles, au regard de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et garantir un niveau de sécurité adapté au risque, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En cas de survenance de difficultés, MEGAGENCE et les consultants indépendants en immobilier du réseau MEGAGENCE feront leurs meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendront toutes les mesures adéquates, conformément à leurs obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de l’autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel et le cas échéant des personnes concernées, …).

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, MEGAGENCE impose contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des données à caractère personnel auxquels ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces données)

Il est précisé que MEGAGENCE et/ou les consultants indépendants en immobilier du réseau MEGAGENCE peuvent mettre les personnes concernées en relation avec des agences immobilières, entreprises, artisans ou sites web de tiers, extérieurs à MEGAGENCE. A cet égard, leurs politiques de protection des données personnelles peuvent être différentes de celle de MEGAGENCE. Aussi, il est recommandé, dans tous les cas, de prendre connaissance de leur politique de protection des données personnelles. En tout état de cause, la responsabilité de MEGAGENCE ne saurait être recherchée dans le cas où les traitements de données mis en œuvre contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Mises à jour de la présente Politique

Cette Politique de protection des données à caractère personnel est susceptible d’être modifiée ou ajustée à tout moment. En cas de modification ou d’ajustement, la nouvelle Politique sera mise en ligne sur le site dans la rubrique dédiée. Par ailleurs, tous les formulaires de collecte de données à caractère personnel figurant sur les sites de MEGAGENCE proposent un lien vers la présente Politique. Les personnes concernées sont invitées à la consulter régulièrement.